居宅介護支援事業における事務処理軽減のための工夫

居宅介護支援事業における事務処理軽減のための工夫例等（案）

担当課長会議で示された、｢ケアマネがここまで手を抜いてもいいよ｣集および市町村がおこなっている支援策です。一覧表にします。

｢本資料は、これまで「居宅介護支援事業における事務費軽減のための工夫」として市町村等から得られた情報や、既に間い合わせ等に対して回答したものを含め整理したものであり、今後改めて「介護支援専門員支援会議」等での情報提供を行うことを予定しているものであるので、現段階での情報として参考とされたい｣。との注つきです。

項目
内容
コメント（厚生省の）

事務職員との作業分担同一事業体の介護保険施設、居宅サービス事業所等に配置されている事務職員に、給付管理業務等の事務が集中する期間（月末～月初）、居宅介護支援事業所の事務補助員を兼務させ、事務作業を分担させることにより、介護支援専門員が居宅サービス計画の作成等の本来の居宅介護支援業務に重点をおけるよう配慮している。「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」（平成１１年３月３１日厚生省令第３８号。以下「指定基準」という。）第１４条においては、「給付管理票」の提出は事業者が行うことしている（介護支援専門員が直接やらなければならないわけではない）ため、｢居宅サービス計画｣、「給付管理票」等の書類作成における記入作業・国保連等への送付（電算による事務処理を含む。）などの事務処理については事務補助員が行うことが可能、（「指定基準」第１９条第２項ただし書の「補助の業務」に該当する。）

認定調査の体制整備介護保険施設、居宅サービス事業所等の職員等である介護支援専門員（介護支援専門員の資格を有するが介護支援専門員の業務を行っていない者）を、市町村職員として嘱託し認定調査を行うことによって、居宅介護支援事業所においては、居宅サービス計画の作成等の本来の居宅介護支援実務に重点をおけるよう配慮している。

認定調査の体制整備同一事業体の介護保険施設、居宅サービス事業所等の職員である介護支援専門員（介護支援専門員の資格を有するが介護支援専門員の業務を行っていない者）を、居宅介護支援事業所に兼務させて、認定調査の体制を支援できるようにし、居宅サービス計画の作成等の本来の居宅介護支援実務に重点をおけるよう配慮している。この場合、兼務したとしても、介護保険施設、居宅サービス事業所の人員基準を満たす必要があるので留意すること

申請代行における申請書類の郵送要介護認定の更新申請を行う際の申請代行において、市町村への申請書類の提出を郵送により行った。介護保険法に基づく申請代行による申請書の提出は、郵送でも可能である。ただし、申請期目に余裕が無い場合には、郵送ではなく、直接提出するように留意すること。なお、行政手続法の解釈として、申請書類等を郵送した場合には、提出先の事務所に配達されればその時点で申請が到達したものとみなされている。

「サービス提供票別表」の作成多数のサービス事業者からのサービスを盛り込んだ「居宅サービス計画」を作成したため、それぞれのサービス事業者には、サービス担当者会議の場などを通じて了承を得た上で、「サービス提供票別表」については、事業所別の作成を行わずに、全ての事業者に同じものを送付した。｢サービス提供別表」については、該当する事業所に関わる情報とその他事業所分の合計行を記載し、事業者に送付することとしているが、サービス事業者間での了承が得られてている場合には、敢えて事業所ごとに切り分けて作成を行わなくてもかまわない。

サービス利用票に関する同意
月末時点で、利用者宅を訪問し翌月分の「居宅サービス計画（週間サービス計画票、サービス利用票（別表））」を説明した際に、特定日のサービスの時間帯変更等、サービス内容に軽微な変更希望があり、その他の内容等については同意を得られているような場合に、

①改めて変更希望部分についてのサービス事業者とサービス調整を行い、
②調整後の内容について、利用者には郵送（又はＦＡＸ等）で変更後の「居宅サービス計画」を送付し、同意を得て、
④（同意を得られた場合は、）その日時を記録しておき、
⑤後日、改めて利用者宅を訪問した際に、「サービス利用票」の「利用者確認欄」に署名（又は押印）を得た。
「指定基準」第１３条第７号の規定により。居宅サービス計画の作成に当たっては、サービスの種類、内容、利用料等について、説明し、文書により同意を得なけれぱならないこととされているため、必ず１度は文書（サービス利用票等）により説明し、概ねの内容についての同意を得ること

サービス変更の際の｢居宅サービス計画」の変更サービス提供日当日の朝に、利用者の体調が思わしくない旨の連絡が入り、翌日の同一時間帯へのサービス変更が希望。取り急ぎ、サービス事業者との調整、利用者の同意を得るといった、実質的な計画変更を行い、事後的に「サービス利用票」の作成等を行った。居宅サービス計画の変更は、本来、新たにサービス利用票、サービス提供票を作成し直し、利用者に説明し同意を得て、事業者に配布するのが原則であるが、利用者からサービス変更の申し出があった場合で、緊急やむを得ない場合等には、取り急ぎ、サービス事業者と調整し、利用者の同意が得られているのであれば、サービス利用票の作成等が事後になってもかまわない。なお、作成が可能になった段階で速やかに所要の手続きを行うこと。

サービス担当者会議の開催支援当該市町村内の複数の居宅介護支援事業者から、それぞれで｢サービス担当者会議｣を開催したいが、開催するのが困難である旨の要望があったため、
○市町村役場内の会議室を開放（会議スペースを提供）し、定期的に会議を開催できる場を整え、
○ また、介護支援専門員から開催の旨の連絡を受けた場合には、該当するサービス事業者等へ連絡を行うなどの調整を行っている。

居宅介護支援事業者の利用者説明用資料の作成居宅介護支援事業者が、利用者に対する制度の紹介、説明等が円滑に行えるよう、訪問介護の適用、住宅改修・福祉用具の範囲、利用者負担の軽減措置等に関するパンフレット等を作成した。

疑義照会に対応する相談窓口の設置福祉事務所、保健所、又は基幹型在宅介護支援センター等に、介護支援専門員からの質問、照会に対応するための窓口を設置し一元的に対応している。

｢給付管理業務支援ソフト」への導入・習熟給付管理業務に係る事務量を軽減させるため、事業所に「給付管理業務支援ソフト」の導入を図り、「週間サービス計画表」、「サービス利用票（別表）」、「給付管理票」といった給付管理に要する帳票作成業務を一括的に作成できるようにしている。また、職員である介護支援専門員を対象に、ソフト開発業者による集中研修を実施した。電算処理による事務処理の簡素化を図る観点から、一定のレベルの「給付管理集務支援ソフト」の導入や習熟は最低限必要。

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項目	内容	コメント（厚生省の）
事務職員との作業分担	同一事業体の介護保険施設、居宅サービス事業所等に配置されている事務職員に、給付管理業務等の事務が集中する期間（月末～月初）、居宅介護支援事業所の事務補助員を兼務させ、事務作業を分担させることにより、介護支援専門員が居宅サービス計画の作成等の本来の居宅介護支援業務に重点をおけるよう配慮している。	「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」（平成１１年３月３１日厚生省令第３８号。以下「指定基準」という。）第１４条においては、「給付管理票」の提出は事業者が行うことしている（介護支援専門員が直接やらなければならないわけではない）ため、｢居宅サービス計画｣、「給付管理票」等の書類作成における記入作業・国保連等への送付（電算による事務処理を含む。）などの事務処理については事務補助員が行うことが可能、（「指定基準」第１９条第２項ただし書の「補助の業務」に該当する。）
認定調査の体制整備	介護保険施設、居宅サービス事業所等の職員等である介護支援専門員（介護支援専門員の資格を有するが介護支援専門員の業務を行っていない者）を、市町村職員として嘱託し認定調査を行うことによって、居宅介護支援事業所においては、居宅サービス計画の作成等の本来の居宅介護支援実務に重点をおけるよう配慮している。
認定調査の体制整備	同一事業体の介護保険施設、居宅サービス事業所等の職員である介護支援専門員（介護支援専門員の資格を有するが介護支援専門員の業務を行っていない者）を、居宅介護支援事業所に兼務させて、認定調査の体制を支援できるようにし、居宅サービス計画の作成等の本来の居宅介護支援実務に重点をおけるよう配慮している。	この場合、兼務したとしても、介護保険施設、居宅サービス事業所の人員基準を満たす必要があるので留意すること
申請代行における申請書類の郵送	要介護認定の更新申請を行う際の申請代行において、市町村への申請書類の提出を郵送により行った。	介護保険法に基づく申請代行による申請書の提出は、郵送でも可能である。ただし、申請期目に余裕が無い場合には、郵送ではなく、直接提出するように留意すること。なお、行政手続法の解釈として、申請書類等を郵送した場合には、提出先の事務所に配達されればその時点で申請が到達したものとみなされている。
「サービス提供票別表」の作成	多数のサービス事業者からのサービスを盛り込んだ「居宅サービス計画」を作成したため、それぞれのサービス事業者には、サービス担当者会議の場などを通じて了承を得た上で、「サービス提供票別表」については、事業所別の作成を行わずに、全ての事業者に同じものを送付した。	｢サービス提供別表」については、該当する事業所に関わる情報とその他事業所分の合計行を記載し、事業者に送付することとしているが、サービス事業者間での了承が得られてている場合には、敢えて事業所ごとに切り分けて作成を行わなくてもかまわない。
サービス利用票に関する同意	月末時点で、利用者宅を訪問し翌月分の「居宅サービス計画（週間サービス計画票、サービス利用票（別表））」を説明した際に、特定日のサービスの時間帯変更等、サービス内容に軽微な変更希望があり、その他の内容等については同意を得られているような場合に、 ①改めて変更希望部分についてのサービス事業者とサービス調整を行い、 ②調整後の内容について、利用者には郵送（又はＦＡＸ等）で変更後の「居宅サービス計画」を送付し、同意を得て、 ④（同意を得られた場合は、）その日時を記録しておき、 ⑤後日、改めて利用者宅を訪問した際に、「サービス利用票」の「利用者確認欄」に署名（又は押印）を得た。	「指定基準」第１３条第７号の規定により。居宅サービス計画の作成に当たっては、サービスの種類、内容、利用料等について、説明し、文書により同意を得なけれぱならないこととされているため、必ず１度は文書（サービス利用票等）により説明し、概ねの内容についての同意を得ること
サービス変更の際の｢居宅サービス計画」の変更	サービス提供日当日の朝に、利用者の体調が思わしくない旨の連絡が入り、翌日の同一時間帯へのサービス変更が希望。取り急ぎ、サービス事業者との調整、利用者の同意を得るといった、実質的な計画変更を行い、事後的に「サービス利用票」の作成等を行った。	居宅サービス計画の変更は、本来、新たにサービス利用票、サービス提供票を作成し直し、利用者に説明し同意を得て、事業者に配布するのが原則であるが、利用者からサービス変更の申し出があった場合で、緊急やむを得ない場合等には、取り急ぎ、サービス事業者と調整し、利用者の同意が得られているのであれば、サービス利用票の作成等が事後になってもかまわない。なお、作成が可能になった段階で速やかに所要の手続きを行うこと。
サービス担当者会議の開催支援	当該市町村内の複数の居宅介護支援事業者から、それぞれで｢サービス担当者会議｣を開催したいが、開催するのが困難である旨の要望があったため、 ○市町村役場内の会議室を開放（会議スペースを提供）し、定期的に会議を開催できる場を整え、 ○ また、介護支援専門員から開催の旨の連絡を受けた場合には、該当するサービス事業者等へ連絡を行うなどの調整を行っている。
居宅介護支援事業者の利用者説明用資料の作成	居宅介護支援事業者が、利用者に対する制度の紹介、説明等が円滑に行えるよう、訪問介護の適用、住宅改修・福祉用具の範囲、利用者負担の軽減措置等に関するパンフレット等を作成した。
疑義照会に対応する相談窓口の設置	福祉事務所、保健所、又は基幹型在宅介護支援センター等に、介護支援専門員からの質問、照会に対応するための窓口を設置し一元的に対応している。
｢給付管理業務支援ソフト」への導入・習熟	給付管理業務に係る事務量を軽減させるため、事業所に「給付管理業務支援ソフト」の導入を図り、「週間サービス計画表」、「サービス利用票（別表）」、「給付管理票」といった給付管理に要する帳票作成業務を一括的に作成できるようにしている。また、職員である介護支援専門員を対象に、ソフト開発業者による集中研修を実施した。	電算処理による事務処理の簡素化を図る観点から、一定のレベルの「給付管理集務支援ソフト」の導入や習熟は最低限必要。